Muchas situaciones se pueden presentar cuando recibimos una llamada telefónica especialmente cuando tenemos dos llamadas al tiempo
¿Qué hago cuando tengo dos o tres llamadas en espera?
Es necesario en este aspecto saber controlar y manejar la situación y que los dos o más clientes queden satisfechos y con sus necesidades resueltas.
Mi experiencia como Asistenta Administrativa me permite recomendarte que manejes solo una llamada. Para esto se pone en práctica todas las técnicas de cortesía y palabras mágicas que disponemos.
Ejemplo:
“Señor Gutiérrez, en el momento tengo otra llamada, por favor me suministra su número telefónico y tan pronto concluya estaré en contacto con usted. “
Ten en cuenta tu compromiso con el cliente "ponerte en contacto con él", por lo tanto tan pronto te desocupes de la llamada en línea dirige tu atención a sus inquietudes o solución de sus necesidades.
Para esto, dispondrás de una libreta de anotaciones, es decir tener las herramientas de trabajo a la mano.
Otra situación que se te puede presentar:
¿Si Debo colgar antes de tiempo, como corto la otra persona sin ofenderla?
Informarás a la persona que tienes una situación urgente que resolver, le ofreces excusas y por supuesto le tomas los datos respectivos para devolver la llamada en un instante informándole al cliente que te comunicarás con él en un corto tiempo. Por favor cumple con lo que se has comprometido.
Demostrar educación y cultura telefónica es algo muy sencillo, mucho más de lo que todos pensamos. Basta con tener la actitud adecuada y humilde que involucra la atención al público pero ten en cuenta lo siguiente:
- Saluda siempre
- Ofrece disculpas si haces esperar a alguien
- No uses un vocabulario familiar en la empresa
- Permite que los demás también expresen lo que desean decir
- No grites o hables en un tono alto o altanero
- Despídete antes de colgar y agradece la llamada
- No dejes esperando largo tiempo a una persona en el teléfono, es sinónimo de descortesía
- Toda llamada debe ser correspondida a más tardar en los próximos noventa minutos.
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